Los estantes vacíos en medio de una temporada alta o el exceso de inventario sin rotación son escenarios que además de generar altos costos, las cadenas toman en cuenta e impactan las fórmulas de resurtido, con consecuencias en las negociaciones futuras de Sell in. Una correcta gestión de inventarios debe estar enfocada no solo en lograr el objetivo a toda costa.
Debe permitir optimizar los datos para identificar las oportunidades de negociación de volumen en PDV con aceleración en el ritmo de venta, identificar situaciones donde hay que accionar planes promocionales y de impulso y con ello, facilitar la correcta ejecución en PDV y mejorar la experiencia del shopper.
En un entorno donde cada decisión cuenta, contar con indicadores enfocados en dar la correcta visibilidad, ágil y enfocada en accionables por perfil, prioridades de SKU´s (80/20) y segmentados por tipo de incidencia, es clave para transformar el enfoque de los equipos de venta, CPFR, Suppply Chain e incluso Trade / Operación PDV.
¿Qué es la gestión de inventarios?
Aun cuando pudiera sonar básico, la gestión de inventarios es un proceso amplio, que cubre diferentes áreas y equipos. Desde planta y producción, hasta el equipo que coloca el producto en el piso de venta. Es alinear y coordinar a la perfección, los esfuerzos de muchas manos y equipos, lo que lo hace uno de los mayores retos para las marcas y sus colaboradores.
Más allá de tener el producto correcto, en la tienda correcta, lo cual suena muy simple, significa generar un análisis complejo, con millones de registros y combinaciones tienda – producto. Tener la data en un cubo no basta y hay que sacar provecho de los datos y convertirlos en insights y alertas inteligentes a través del uso de las mejores tecnologías de información y herramientas de inteligencia de negocios, para al final, poder simplificar el análisis e identificar los puntos clave como los quiebres de stock, venta cero, excedentes e incluso mermas, entre millones de registros.
Una correcta gestión garantiza eficiencia para la marca, cadenas detallistas y permite asegurar que cada producto esté disponible en el momento y cantidades precisas, minimizando costos y maximizando ventas y la satisfacción del cliente.
¿Cómo influye en las operaciones y el servicio al cliente?
El impacto de una gestión eficiente va mucho más allá del área de logística. Afecta directamente la capacidad de respuesta ante cambios en la demanda, la rentabilidad del negocio y la experiencia de compra. Estas son algunas formas clave en las que influye:
- Mantener suficiente inventario, evita rupturas de stock que frustran al cliente y generan ventas perdidas.
- Evitar el exceso de almacenamiento, disminuye gastos operativos y libera capital para otras inversiones estratégicas.
- Simplifica identificar oportunidades y, por lo tanto, las negociaciones con las cadenas.
- Datos precisos sobre existencias permiten planificar promociones, lanzamientos y estrategias de precios con mayor certeza.
- Sincronizar la producción con las necesidades del mercado, reduce desperdicios y aumenta la productividad.
Características de una gestión de inventarios eficiente:
Un sistema robusto de control de inventario debe contar con elementos específicos para funcionar de forma correcta:
- Visibilidad ágil y precisa. Acceso inmediato a la información actualizada sobre cada artículo en almacenes y PDV.
- Trazabilidad completa. Seguimiento del recorrido de cada producto desde su origen hasta el consumidor final.
- Automatización de alertas inteligentes. Notificaciones automáticas a los diferentes responsables y equipos, ante incidencias en los niveles de stock – días de inventario, así como en las ventas.
- Integración con otras plataformas y datos de sistemas. Conexión con data de ejecución, sell in, ERP que es para obtener una visión integral del negocio y PDV.
- Clasificación y priorización inteligente. Uso del análisis 80/20 productos y tiendas, para dirigir las decisiones y acciones a los puntos de mayor valor para la marca y negocio.
- Análisis predictivo. Capacidad de anticipar la demanda futura basándose en patrones históricos y tendencias del mercado.
Beneficios de la gestión de inventarios
Implementar prácticas sólidas en el manejo de existencias genera ventajas competitivas tangibles:
- Mayor liquidez. Reducir el capital inmovilizado en productos terminados, mejora la salud financiera.
- Mejor reporte de ventas. Información precisa facilita análisis profundos sobre rendimiento comercial.
- Relaciones con proveedores. Pedidos planificados con anticipación fortalecen la cadena de suministro.
- Respuesta ágil ante cambios. Capacidad para ajustar estrategias rápidamente según comportamiento del mercado
- Satisfacción del cliente elevada. Cumplir con expectativas de disponibilidad, construye lealtad a largo plazo
- Reducción de mermas. Control riguroso minimiza pérdidas por caducidad, daños o robos
Tipos de sistemas de gestión de inventarios
Elegir la tecnología adecuada depende del tamaño de la operación, la complejidad de la cadena de valor y los objetivos específicos de cada organización.
Software ERP y sistemas especializados en inventarios
Un software ERP integran múltiples áreas del negocio, desde finanzas hasta recursos humanos, ofreciendo módulos dedicados al manejo de almacenamiento. Estos sistemas permiten controlar el inventario permanente mediante registros continuos de entradas y salidas.
También facilitan la gestión logística al conectar compras, producción y distribución en una sola plataforma. Son ideales para medianas y grandes empresas que requieren sincronizar operaciones complejas.
Por otro lado, existen herramientas especializadas enfocadas únicamente en inventario físico y control de existencias. Estas opciones resultan más accesibles para pequeñas empresas que necesitan funcionalidades específicas sin la inversión de un ERP completo.
Algunos ofrecen métodos como el inventario periódico, donde se realizan conteos en intervalos regulares, o el inventario perpetuo, que actualiza registros tras cada transacción.
Plataformas basadas en IA y analítica predictiva
La nueva generación de sistemas combina inteligencia artificial en retail con analítica avanzada para transformar montañas de datos en decisiones informadas. Estas plataformas analizan patrones de compra, estacionalidad, comportamiento del consumidor y variables externas para predecir qué, cuándo y cuánto se necesitará en cada ubicación.
El método ABC clasifica artículos por su contribución a los ingresos, permitiendo enfocar recursos en los productos más relevantes. Además, estas herramientas detectan oportunidades: desde ajustar la exhibición de productos hasta replantear promociones en punto de venta basándose en predicciones.
KPIs de gestión de inventarios que toda empresa debe medir
Monitorear indicadores específicos permite identificar áreas de mejora y evaluar el rendimiento real del sistema:
- Rotación de inventario. Frecuencia con la que se vende y repone el stock, indicador clave de eficiencia.
- Días de inventario disponible. Tiempo que las existencias actuales cubrirán la demanda proyectada.
- Tasa de cumplimiento de pedidos. Porcentaje de órdenes entregadas completas y a tiempo.
- Comparativa sell in y sell out. Relación entre lo distribuido a canales y lo vendido al consumidor final.
- Costo de almacenamiento por unidad. Inversión necesaria para mantener cada artículo en el almacén.
- Margen por categoría. Rentabilidad generada por diferentes líneas de productos terminados.
- Efectividad de estrategia de precios. Impacto de ajustes tarifarios en velocidad de venta y rentabilidad.
- Nivel de ruptura de stock. Frecuencia de desabastecimientos que afectan las ventas potenciales.
La clave para la rentabilidad
Una mala gestión del inventario puede derivar en pérdidas por productos caducados, faltantes o costos de almacenamiento excesivos. Gartner (2024) estima que el 43% de las pérdidas en retail provienen de una mala planificación.
Ventajas del BI en Inventarios:
- Predicción de la demanda. Herramientas de BI permiten anticipar picos estacionales o cambios en las preferencias del shopper, reduciendo los costos por exceso de stock en un 25%.
- Control de stock en tiempo real. El BI facilita el monitoreo constante de inventarios, evitando ventas perdidas. Se estima que las empresas que adoptan estas soluciones recuperan hasta un 18% del ingreso anual perdido por falta de productos.
- Ciclo de vida del producto. Al evaluar cada etapa del ciclo de vida, el BI permite identificar productos no rentables para ser sustituidos, optimizando el portafolio y generando un incremento del 12% en la eficiencia operativa.
Cómo Kimetrics potencia la gestión de inventarios
En Kimetrics, nuestra solución de Business Intelligence para sell out e inventarios (Kimetrics Xtract) ha permitido a marcas líderes del retail reducir tiempos operativos en un 20%, al automatizar procesos, pero sobre todo, enfocamos nuestros esfuerzos en priorizar y simplificar las acciones sobre las oportunidades de negocio. Esto se traduce en decisiones y acciones más ágiles y acertadas para maximizar la rentabilidad.
Además, estudios internos revelan que los usuarios de Xtract han logrado:
- Reducción del 50% en tiempos dedicados a procesos y análisis.
- Incremento del 80% en la efectividad para identificar y atender los focos rojos (priorizados y enfocados en el 80/20 de tiendas, productos y ventas)
El resultado es una gestión eficaz donde cada decisión se fundamenta en evidencia concreta, no en intuiciones. Una gestión adecuada de existencias deja de ser un desafío operativo para convertirse en ventaja estratégica que impulsa el crecimiento sostenible.