El resurtido es el proceso mediante el cual se repone la mercancía necesaria para mantener la disponibilidad de los productos y responder a la demanda de cada punto de venta.
Cuando el resurtido se realiza demasiado tarde, aumenta el riesgo de agotados y pérdida de ventas. Cuando se realiza sin considerar la rotación y la demanda, puede generar sobreinventario, mercancía detenida y menor rentabilidad.
La meta no es enviar más producto, sino colocar la cantidad correcta en la tienda correcta y en el momento adecuado.
Para lograrlo, las marcas necesitan analizar el sell-out, las existencias disponibles, los días de inventario, la frecuencia de reposición y el tiempo que tarda la mercancía en llegar a cada punto de venta.
También deben diferenciar entre un verdadero problema de abastecimiento y una falla de ejecución. Un producto puede aparecer disponible en el sistema, pero encontrarse detenido en bodega, mal ubicado o ausente del anaquel.
Por ello, un resurtido óptimo requiere visibilidad por tienda y SKU, reglas de negocio, alertas oportunas y coordinación entre los equipos responsables.
Importancia de una buena gestión de inventarios
La gestión de inventarios busca mantener la disponibilidad necesaria para responder a la demanda sin acumular cantidades excesivas de mercancía.
De acuerdo con IBM, este proceso requiere saber cuándo ordenar, cuánto solicitar y dónde almacenar el producto. Tanto la falta como el exceso de inventario pueden afectar el resultado de la operación.
Una gestión deficiente puede provocar:
- Excedente de inventario.
- Desabasto de productos.
- Baja rotación.
- Pérdida de ventas.
- Aumento de mercancía obsoleta.
- Incremento de mermas.
- Capital detenido.
- Menor rentabilidad.
- Mala experiencia para el shopper.
- Promociones sin existencias suficientes.
- Pérdida de espacio frente a la competencia.
- Percepción de bajo desempeño ante el retailer.
El problema no siempre está en la cantidad total disponible, sino en cómo se distribuyó el inventario.
Una cadena puede tener suficiente producto en términos generales mientras algunas tiendas presentan agotados y otras mantienen varias semanas de mercancía sin rotación.
Los promedios ocultan estas diferencias. Por eso, el análisis debe realizarse por cadena, región, tienda y SKU.
¿Qué es el resurtido de mercancía?
El resurtido de mercancía consiste en reponer los productos vendidos o próximos a agotarse para mantener el nivel de inventario requerido.
El proceso puede incluir:
- Detectar que las existencias alcanzaron el punto de reorden.
- Calcular cuánto producto se necesita.
- Generar o solicitar el pedido.
- Trasladar la mercancía.
- Recibirla en la tienda.
- Colocarla en bodega o anaquel.
- Confirmar que volvió a estar disponible para el shopper.
El proceso no termina cuando el producto llega al punto de venta. Si permanece en bodega y no se repone en el anaquel, la disponibilidad registrada no se convierte en venta.
Por ello, el resurtido debe relacionarse con la ejecución en el punto de venta.
¿Qué significa tener un resurtido óptimo?
Un resurtido óptimo mantiene suficiente mercancía para cubrir la demanda y el tiempo de reposición, pero evita acumular inventario que no puede convertirse en venta dentro del periodo esperado.
Para determinarlo es necesario considerar:
- Venta promedio diaria.
- Demanda esperada.
- Días de inventario.
- Tiempo de entrega.
- Frecuencia de reposición.
- Inventario de seguridad.
- Capacidad de almacenamiento.
- Temporalidad.
- Promociones.
- Lanzamientos.
- Comportamiento de cada tienda.
- Variaciones recientes del sell-out.
No existe una cantidad óptima que pueda aplicarse de forma uniforme a todas las tiendas y productos.
Un SKU puede necesitar una cobertura mayor por su tiempo de entrega, mientras otro puede requerir pedidos más pequeños y frecuentes debido a su baja rotación o caducidad.
¿Qué son los días de inventario?
Los días de inventario representan la cobertura aproximada de las existencias disponibles considerando el ritmo promedio de venta.
Para un análisis operativo por tienda y producto pueden calcularse así:
Días de inventario = unidades disponibles ÷ venta promedio diaria
Por ejemplo, si una tienda cuenta con 120 unidades y vende un promedio de 10 unidades al día:
120 ÷ 10 = 12 días de inventario
Si no se recibe nueva mercancía y la demanda se mantiene, las existencias podrían cubrir aproximadamente 12 días.
A nivel financiero, el indicador también puede calcularse utilizando el inventario promedio y el costo de ventas. Esta metodología se explica en la definición de Days Sales of Inventory.
Para tomar decisiones de resurtido en retail, la lectura por unidades, tienda y SKU suele resultar más accionable.
¿Tener pocos días de inventario siempre es positivo?
No necesariamente.
Una cobertura baja puede indicar una rotación eficiente, pero también advertir que el producto se agotará antes de recibir el siguiente pedido.
La interpretación debe considerar cuánto tiempo tarda el resurtido.
Si una tienda tiene tres días de inventario, pero la mercancía tarda siete días en llegar, existe un riesgo de agotado.
Una cobertura elevada tampoco siempre es positiva. Puede representar baja rotación, exceso de inventario o una distribución incorrecta.
Los días de inventario deben analizarse junto con:
- Sell-out.
- Rotación.
- Tiempo de entrega.
- Demanda prevista.
- Inventario de seguridad.
- Disponibilidad física.
- Promociones y temporalidades.
Inventario registrado no siempre significa producto disponible
Una tienda puede mostrar existencias en el sistema y, al mismo tiempo, presentar venta cero o un anaquel vacío.
La mercancía puede:
- Estar detenida en bodega.
- Encontrarse mal ubicada.
- No haber sido repuesta.
- Estar dañada.
- Haberse registrado incorrectamente.
- Estar reservada para otro canal.
- Corresponder a una diferencia de inventario.
Este escenario suele identificarse como inventario fantasma.
Antes de solicitar más mercancía, es necesario comprobar si el inventario existente puede recuperarse y colocarse a disposición del shopper.
Comparar inventario, sell-out y evidencia física ayuda a distinguir entre un problema de resurtido y una falla de ejecución.
¿Cómo manejar el resurtido, los días de inventario y controlar agotados?
Un proceso eficiente debe conectar los datos comerciales con las acciones de abastecimiento y ejecución.
Estas prácticas permiten mejorar el resurtido y prevenir agotados.
Monitorea los puntos de venta con mayor impacto
Las tiendas con mayor volumen son importantes, pero no deben ser las únicas que reciben atención.
También deben priorizarse los establecimientos que presentan:
- Riesgo inmediato de agotado.
- Venta cero con inventario disponible.
- Alta rotación y poca cobertura.
- Crecimiento reciente de la demanda.
- Promociones activas.
- Lanzamientos prioritarios.
- Exceso de mercancía.
- Caídas atípicas del sell-out.
Una tienda que normalmente vende menos puede convertirse en prioridad si su inventario terminará antes del próximo resurtido o si tiene una promoción en ejecución.
La priorización debe realizarse considerando el impacto comercial de la excepción, no solamente la ruta habitual del equipo.
Analiza el resurtido por tienda y SKU
Una cadena puede reportar inventario suficiente para varias semanas, pero ese promedio no explica dónde se encuentra físicamente la mercancía.
Al revisar por tienda pueden aparecer escenarios diferentes:
- Sucursales con menos días de cobertura que el tiempo de entrega.
- Tiendas con sobreinventario.
- Productos con venta cero.
- SKU con demanda superior al promedio.
- Inventario concentrado en establecimientos de baja rotación.
- Mercancía disponible en bodega, pero no en anaquel.
Cruzar el inventario con el sell-out permite conocer la velocidad de venta y calcular la cobertura disponible.
Esta lectura ayuda a decidir si se necesita un nuevo pedido, una transferencia entre tiendas, la reposición del anaquel o una corrección del inventario registrado.
Establece puntos de reorden
El punto de reorden indica el nivel de existencias en el que debe comenzar el proceso de resurtido.
Una fórmula básica es:
Punto de reorden = demanda durante el tiempo de entrega + inventario de seguridad
Si una tienda vende 12 unidades al día, el producto tarda cinco días en llegar y se requieren 20 unidades como seguridad:
(12 × 5) + 20 = 80 unidades
Cuando el inventario llegue a 80 unidades, deberá comenzar el resurtido para reducir el riesgo de agotado.
La fórmula debe ajustarse cuando existan:
- Promociones.
- Cambios de precio.
- Temporalidades.
- Días festivos.
- Lanzamientos.
- Variaciones recientes en la demanda.
- Problemas de abastecimiento.
- Cambios en el tiempo de entrega.
Define el inventario de seguridad
El inventario de seguridad protege la operación frente a cambios inesperados.
Puede ser necesario cuando:
- La demanda presenta variaciones importantes.
- Los proveedores tienen tiempos de entrega irregulares.
- El producto es estratégico.
- Una promoción puede acelerar la rotación.
- Existe riesgo de interrupciones logísticas.
- La reposición ocurre con poca frecuencia.
Un inventario de seguridad demasiado bajo aumenta el riesgo de agotados. Uno excesivo puede generar mercancía detenida y costos innecesarios.
Debe calcularse según el comportamiento de cada producto, no como un porcentaje general para todo el portafolio.
Mantén comunicación con los responsables del resurtido
El resurtido puede involucrar al retailer, centro de distribución, CPFR, KAM, Supply Chain y equipo de ejecución.
Compartir información permite identificar si la incidencia corresponde a:
- Un pedido que todavía no se generó.
- Mercancía pendiente de entrega.
- Inventario disponible en el centro de distribución.
- Producto recibido, pero no colocado.
- Una diferencia de inventario.
- Un bloqueo comercial.
- Una variación inesperada en la demanda.
La comunicación debe incluir la tienda, el SKU, las existencias, el sell-out, los días de cobertura y la acción recomendada.
El CPFR en retail ayuda a coordinar la planeación, el pronóstico y el abastecimiento mediante información compartida entre marcas y retailers.
Establece indicadores clave
Los indicadores deben permitir detectar problemas y tomar decisiones antes de que aparezca el agotado.
Entre los KPI más relevantes se encuentran:
- Días de inventario.
- Punto de reorden.
- Rotación.
- Sell-out.
- Venta promedio diaria.
- Disponibilidad en anaquel.
- Porcentaje de agotados.
- Nivel de servicio.
- Fill rate.
- Venta cero.
- Inventario fantasma.
- Precisión del pronóstico.
- Tiempo de resurtido.
- Exceso de inventario.
- Cumplimiento de promociones.
Estos indicadores deben consultarse por tienda y SKU, además de revisar sus valores generales.
Configura alertas de preagotado
Un preagotado se presenta cuando la cobertura disponible podría terminarse antes del siguiente resurtido.
La alerta puede configurarse comparando:
- Inventario disponible.
- Venta promedio diaria.
- Días de inventario.
- Tiempo de entrega.
- Inventario de seguridad.
- Demanda prevista.
Por ejemplo, si un producto tiene cinco días de cobertura y necesita ocho días para reponerse, la alerta debe aparecer antes de que las existencias lleguen a cero.
Esto permite intervenir cuando todavía existe tiempo para generar un pedido, mover producto o ajustar la distribución.
Anticipa cambios en la demanda
El promedio histórico no siempre representa lo que ocurrirá durante los siguientes días.
La demanda puede cambiar debido a:
- Promociones.
- Estacionalidad.
- Clima.
- Quincenas.
- Eventos locales.
- Cambios de precio.
- Acciones de la competencia.
- Modificaciones en la exhibición.
Un forecast de sell-out ayuda a estimar la demanda y ajustar el resurtido antes de que el aumento de la venta genere un agotado.
La cobertura debe recalcularse conforme se reciben nuevos datos.
Convierte las alertas en acciones
Detectar un riesgo no es suficiente.
Cada alerta debe señalar:
- Qué sucedió.
- En qué tienda.
- Qué producto está involucrado.
- Cuántos días de inventario quedan.
- Qué impacto podría generar.
- Qué acción se recomienda.
- Quién debe atenderla.
- En qué plazo.
- Cómo se verificará la solución.
Convertir los datos en acciones en el punto de venta permite atender las oportunidades mientras todavía existe posibilidad de proteger o recuperar ventas.
Implementa la tecnología apropiada
Cuando una marca opera en múltiples cadenas, tiendas y productos, revisar manualmente cada archivo retrasa la toma de decisiones.
La tecnología debe integrar la información y mostrar las excepciones que necesitan atención.
Kimetrics Xtract permite unificar sell-out e inventarios para:
- Analizar el desempeño por cadena, tienda y SKU.
- Calcular indicadores según las reglas del negocio.
- Detectar preagotados y agotados.
- Identificar venta cero.
- Localizar inventarios fantasma.
- Reconocer sobreinventario.
- Comparar rotación y cobertura.
- Priorizar oportunidades.
- Compartir información según el rol de cada equipo.
Cuando Xtract se conecta con Kimetrics Field, las oportunidades pueden convertirse en tareas para los equipos responsables de la ejecución.
El promotor puede recibir información específica sobre la tienda que necesita atención, comprobar las existencias, solicitar reposición, validar el anaquel y documentar la causa de la incidencia.
Mejora el resurtido antes de que aparezcan los agotados
Un resurtido óptimo no significa enviar la mayor cantidad posible de mercancía.
El objetivo es contar con la cobertura necesaria para responder a la demanda, iniciar la reposición a tiempo y evitar que el producto se acumule donde no tiene suficiente rotación.
Para conseguirlo, las marcas deben relacionar:
- Sell-out.
- Inventario.
- Días de cobertura.
- Tiempo de entrega.
- Demanda prevista.
- Disponibilidad física.
- Ejecución en tienda.
La diferencia está en detectar las excepciones y actuar antes de que el riesgo se convierta en agotado o sobreinventario.
¿Sabes qué tiendas necesitan resurtido antes de recibir la siguiente alerta de venta cero?
Kimetrics permite identificar focos rojos, priorizar puntos de venta y convertir la información de inventarios y sell-out en acciones medibles.
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Preguntas frecuentes sobre resurtido e inventarios
¿Qué es el resurtido?
El resurtido es el proceso de reponer la mercancía vendida o próxima a agotarse para mantener la disponibilidad. Incluye detectar la necesidad, calcular la cantidad, generar el pedido, recibir el producto y confirmar que se encuentre disponible para el shopper.
¿Qué es el resurtido de mercancía en un punto de venta?
Es la reposición de productos en una tienda considerando su ritmo de venta, inventario disponible, tiempo de entrega y cobertura necesaria. El proceso no termina cuando la mercancía llega: debe colocarse en el anaquel para que pueda convertirse en venta.
¿Cómo se consigue un resurtido óptimo?
Un resurtido óptimo se consigue relacionando la demanda esperada, la venta promedio diaria, los días de inventario, el tiempo de entrega y el inventario de seguridad. La cantidad debe calcularse por tienda y SKU, porque la rotación no es igual en todos los puntos de venta.
¿Cómo se calculan los días de inventario?
En una lectura operativa, los días de inventario se calculan dividiendo las unidades disponibles entre la venta promedio diaria. Si existen 120 unidades y se venden 10 al día, el producto tiene aproximadamente 12 días de cobertura.
¿Cómo saber cuándo debe iniciarse el resurtido?
Debe comenzar cuando las existencias alcanzan el punto de reorden. Este nivel se calcula sumando la demanda esperada durante el tiempo de entrega y el inventario de seguridad. Si la cobertura es menor que el tiempo necesario para recibir producto, existe riesgo de agotado.
¿Por qué puede existir venta cero si todavía aparece inventario?
El producto puede estar detenido en bodega, mal ubicado, dañado o registrado incorrectamente. Comparar venta cero, inventario y evidencia física ayuda a identificar si se necesita un nuevo resurtido o una corrección dentro de la tienda.
¿Cómo ayuda Kimetrics a mejorar el resurtido?
Kimetrics integra información de sell-out e inventarios para detectar preagotados, venta cero, inventarios fantasma y exceso de mercancía por tienda y SKU. Estas oportunidades pueden priorizarse y convertirse en acciones para los equipos responsables.