Un problema común que suele ocurrir con los inventarios de las empresas de retail es el descuadre entre las existencias que hay físicamente en el PDV y el stock registrado en el sistema.
A esto se le conoce como inventario fantasma, y es una problemática que podría afectar negativamente el rendimiento de tu empresa si no se combate de inmediato.
Si es una situación usual en tu empresa, hoy queremos compartir contigo 5 consejos para combatir el inventario fantasma que te serán de mucha utilidad. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es el inventario fantasma?
También conocido como Phantom Inventory, se trata de un problema con los inventarios de productos, que consiste en encontrar que si hay stock registrado en el inventario del almacén, pero en realidad no existe en las estanterías.
Esto puede suceder por fallas en el registro de datos, productos caducados, hurtos por parte del personal, desperfectos en la mercancía, mala administración, etc.
Los inventarios fantasmas pueden afectar gravemente el desempeño de una marca, ya que pueden generar situaciones como tomar pedidos pero no poder cumplir con las entregas, puesto que la mercancía en realidad no está disponible, lo que a su vez lleva a los clientes a vivir una mala experiencia.
5 consejos para combatir el inventario fantasma
Para ayudarte a combatir el Phantom Inventory puedes poner en práctica estas 5 estrategias:
1. Realiza el registro de los re-abastecimientos
Este consejo es importante para evitar el robo interno (el cual puede ser producido por proveedores o empleados).
Para ello, es necesario llevar un control de inventarios en tiempo real de las salidas y las entradas de los productos para mantener el registro actualizado. Para lograr una mayor precisión, puedes apoyarte en el uso de programas tecnológicos.
2. Calcula el espacio del almacén
Haz cálculos relacionados con el espacio ocupado dentro del almacén, por los diferentes tipos de productos, en cuánto tiempo se vende y las ganancias.
De este modo, evitarás que la mercancía sobrepase los límites de capacidad del almacén al seguir adquiriendo un mismo producto que aún no se ha vendido.
3. Chequea la fecha de vencimiento de los productos
Es necesario llevar un estricto control sobre los productos que tengan fecha de caducidad para evitar pérdidas. El monitoreo y evaluación de este tipo de mercancía debe incluir un estudio de la demanda.
De este modo, podrás identificar cuáles son los artículos más vendidos y podrás elaborar una estrategia de ventas para evitar la pérdida de los demás productos.
4. Mantente atento al buen funcionamiento de las alarmas
Monitorea y verifica el correcto funcionamiento de las alarmas dentro de la tienda o en el almacén. También es vital hacer mantenimiento a los sistemas de alerta periódicamente para asegurarte de que funcionen adecuadamente.
5. La tecnología es tu mejor aliada
Se cree que la única solución para corregirlo es realizar un recuento físico de la mercancía, pero en la actualidad, ya se están comenzando a aplicar modelos estadísticos, inteligencia artificial y machine learning para controlarlo y así detener más fácilmente este problema.
Para una mayor eficacia en todos los procesos es recomendable contar con el apoyo de un software de bussines intelligence para sell out e inventarios como Xtract de Kimetrics.
Xtract es una solución para PDV que te ayuda a extraer información de los portales de las distintas cadenas. Lo que también podría incluir:
- Venta cero.
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- Notas de cargo.
- Sell in y sell out.
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